Организация бухучета в обособленных подразделениях

Автор: Е.А.Федорцова, источник.
Специально для riskovik.com.

Существует несколько способов ведения учета ОП и формирования сводной отчетности.

1. ОП не выделены на баланс

ОП, у которых мало операций, редко наделяют собственной бухгалтерией. Для таких ОП достаточно установить, что они должны собирать первичку по всем операциям и периодически (например, ежемесячно) передавать ее в ГО. Такие ОП называют не выделенными на отдельный баланс, так как в результате бухучет ведется в организации в единой базе, все операции отражает в учете ГО.

Чтобы показать аналитику в разрезе каждого ОП, операции, которые относятся к их деятельности, отражают на отдельном субсчете или субконто.

Например, ОП получает счета за услуги связи, передает их по окончании месяца в ГО, а тот делает такую проводку.

Или вы передаете ОП имущество. Тогда ГО делает внутреннюю проводку.

Заводить отдельный счет, например 79 "Внутрихозяйственные расчеты", для учета операций таких ОП не надо, это только увеличит ваш объем работы. Например, если ОП получило счет за услуги связи, вместо одной проводки вам придется делать две.

2. ОП выделены на баланс

Как правило, если ОП ведут полноценную хозяйственную деятельность, их наделяют собственной бухгалтерией. Не для солидности, а чтобы все операции были вовремя и правильно отражены. Ведь ГО просто не в силах этого сделать. Такие ОП будут считаться выделенными на баланс <2>.

К сведению
Налогообложение организаций, у которых есть ОП, может зависеть от того, выделены ли они на отдельный баланс. Подробнее об этом вы можете прочитать: журнал "Главная книга", 2011, N 23, с. 50.

А поскольку каждое ОП ведет свой бухучет, операции между ними и ГО придется оформлять минимум двумя проводками. Для учета таких перемещений и служит счет 79.
Правило тут простое: на каждое подразделение ГО заводит отдельный субсчет и операции между ними отражаются "зеркальными" проводками в корреспонденции со счетом 79.
Например, ОП-1 передает в ОП-2 вновь приобретенное ОС. Будут сделаны такие проводки.

Но проводки непосредственно между ОП редки, чаще всего ГО выступает "посредником" в расчетах, чтобы обеспечить надлежащий контроль. То есть в нашем примере проводки будут такими.

Но какой бы способ учета вы ни выбрали, все сводится к правильному формированию отчетности в дальнейшем.

^{<2> Письмо Минфина России от 29.03.2004 N 04-05-06/27.}

3. Сводим отчетность

Разумеется, если ОП не выделены на баланс, то проблем с отчетностью не будет. Раз все операции отражаются в единой базе (учете ГО), то и отчетность сформируется на основе данных этого учета.

А вот если ОП ведут самостоятельный учет, то в конце отчетного периода ГО надо собрать все показатели по всем ПО в единую отчетность. Для этого в первую очередь разработайте шаблоны отчетных форм и перечень пояснений к ним, которые должны составлять ОП, и утвердите их в учетной политике. Рассмотрим особенности формирования таких отчетов.

4. Формируем сводный баланс

Казалось бы, что мудрить? Утверждаем в учетной политике для ОП ту же форму баланса, которую составляет организация, а в конце отчетного периода, получив балансы всех ОП, просто суммируем строчки и получаем сводный баланс.
Однако есть небольшое "но". При формировании отчетности организации надо раскрывать все существенные статьи <3>. А определить существенность той или иной статьи на уровне ОП невозможно.
Поэтому, по нашему мнению, ОП лучше передать в ГО вместе с балансом и оборотно-сальдовую ведомость с пояснениями.
В оборотно-сальдовых ведомостях ОП будет числиться сальдо по счету 79. Если все операции между подразделениями отражены правильно, при формировании свода сальдо счета 79 должно стать нулевым. А вот если сальдо не нулевое, нужно искать ошибку. Для этого придется сверить, все ли операции между ОП правильно отражены на счете 79. В большой организации это может занять много времени, но в итоге вы обязательно найдете и исправите неверную запись.

^{<3> Пункт 3 Приказа Минфина России от 02.07.2010 N 66н.}

5. Формируем сводный отчет о прибылях и убытках

Порядок формирования сводного отчета о прибылях и убытках зависит от того, какие показатели формирует ОП, а какие - ГО. Вариантов здесь множество, поэтому мы предложим только два наиболее распространенных.
Вариант 1. ОП в течение отчетного периода накапливает обороты по счету 90 "Продажи", субсчетам "Выручка", "Себестоимость продаж", "Коммерческие расходы", "Управленческие расходы" и т.д. А по итогам отчетного периода передает их в ГО следующими проводками.

При этом варианте обороты ОП по счету 90 "Продажи" переносятся непосредственно в бухучет ГО. А уже по его данным будет формироваться сводный отчет о прибылях и убытках.
Вариант 2. ОП самостоятельно формирует показатель "Прибыль до налогообложения", то есть формирует финансовый результат "в миниатюре".
Проводки будут такие.

В этом случае прибыль до налогообложения перейдет в учет ГО, поэтому эта строка сформируется из данных его учета. А вот остальные данные сводного отчета о прибылях и убытках (до строки "Прочие доходы" включительно) ОП должны передать в виде отчетного регистра.

Какой бы вариант ни выбрала организация, ОП должны передать в ГО дополнительные расшифровки, ведь в отчете о прибылях и убытках надо раскрыть все показатели, превышающие 5%-ный барьер <4>.
Кроме того, независимо от выбранного варианта формировать общий финансовый результат и делать реформацию баланса будет ГО, сведя данные всех ОП. Поэтому счет 84 "Нераспределенная прибыль" ОП не применяют.

Отметим также, что начиная с отчетности за 2011 г. отчет о прибылях и убытках дополнен строками "Результат от переоценки внеоборотных активов, не включаемый в чистую прибыль (убыток) периода" и "Совокупный финансовый результат периода". Если в ОП есть кредитовый оборот по счету 83 "Добавочный капитал", субсчет "Переоценка ОС и НМА", лучше не передавать эти данные проводками в учет ГО. Ведь ОП они могут понадобиться в случае последующего снижения стоимости ОС и НМА <5>. А для формирования сводного отчета о прибылях и убытках лучше направить в ГО отчетный регистр: разницу оборотов по счету 83, субсчет "Переоценка ОС и НМА".

^{<4> Пункт 18.1 ПБУ 9/99; п. 21.1 ПБУ 10/99.
<5> Пункт 15 ПБУ 6/01.}

6. Формируем другие отчеты

Отметим некоторые особенности формирования других отчетов.
Для формирования отчета об изменениях капитала также понадобится регистр со сведениями о произведенной переоценке, о котором мы сказали выше. Ведь иначе нельзя заполнить строку "переоценка имущества". Что касается иных показателей этого отчета, ГО сформирует их самостоятельно, поскольку операций с капиталом в ОП, как правило, не бывает.
А при формировании отчета о движении денежных средств необходимо учесть, что перечисление денег и передача денежных эквивалентов между ОП в сводном отчете не учитываются, так как финансовые потоки в этих случаях не возникают.

К сведению
Подробнее о денежных эквивалентах и их отражении в отчетности читайте в отчете о семинаре И.Р. Сухарева: журнал "Главная книга", 2012, N 2, с. 84.

7. Формируем первичку

Законом не утверждены формы первички для расчетов с ОП. Поэтому ваше право взять любую форму, которая предназначена для учета хозопераций. Например, для передачи ОС из ГО в филиал можно взять форму N ОС-2 "Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств" <6>.

Однако часто бывает так, что установленная форма не содержит необходимых реквизитов. Так, в накладной ОС-2 нет сведений о начисленной амортизации, а ведь эти сведения понадобятся ОП для того, чтобы продолжить амортизировать имущество. Поэтому для удобства вы можете изменить данную форму, добавив соответствующие графы.

А можно оформить авизо. Этот документ вам надо полностью разработать самостоятельно. При этом, поскольку авизо является первичным учетным документом, в нем должны быть все реквизиты, установленные законом <7>.

Для справки
Авизо (от итал. avviso - сообщение, уведомление) - официальное извещение об изменении в состоянии взаимных расчетов, переводе денег, отправке товаров и т.п.

Авизо надо составить в двух экземплярах: для ГО и для ОП, участвующего в расчетах. А вот если операции проходят между двумя ОП, то понадобится еще один экземпляр: по одному для каждого ОП и один для ГО, чтобы оповестить его о произошедшей операции. И неважно, какой способ учета из вышерассмотренных вы выбрали.

И не забудьте установить в учетной политике:

• когда составляется авизо - как правило, при любой операции с участием ОП внутри организации;
• кто подписывает форму - обычно лицо, ответственное за проведение операции, а также желательно поставить на авизо отметку бухгалтера о том, что операции учтены;
• какие дополнительные документы должны прилагаться к авизо - это может быть техническая документация на объекты ОС, первичка по приобретению имущества и т.д.;
• сроки, когда авизо должно передаваться, - лучше, конечно же, чтобы это было при совершении операций. Также можно установить срок с таким расчетом, чтобы операция в любом случае попала в текущую отчетность. То есть срок должен быть таким, чтобы все операции между ОП бухгалтер ГО успел отразить в текущей отчетности.

Кстати, авизо вы можете составить и при передаче результатов работ, выполненных ОП для ГО или другого филиала.

Оформить авизо можно так. Скачать в формате RTF.

В заключение напомним: прежде чем сформировать отчетность, не забудьте сверить с ОП не только обороты по счету 79, но и дебиторско-кредиторскую задолженность ОП. Для этого надо, чтобы ОП передавали в ГО списки дебиторов и кредиторов, а также сальдо счетов расчетов (60, 62, 76). Не исключено, что дебитор ОП является кредитором ГО. И тогда есть возможность закрыть задолженность зачетом <8>.

^{<6> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.
<7> Пункт 2 ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
<8> Статья 410 ГК РФ.}