Среднему и малому бизнесу

Управление производственными затратами

Автор: Авдеев М.В.

В данной статье рассмотрен метод расчета затрат по процессам в целях совершенствования процесса управления затратами.

Места возникновения затрат

Непосредственными источниками возникновения затрат, как правило, являются следующие подразделения:

• научно-исследовательские и проектно-конструкторские работы;
• снабжение;
• подготовительные работы;
• обеспечение качества;
• обслуживание оборудования;
• управление и сбыт.

Применяемый на многих предприятиях метод распределительного калькулирования, при котором расчет накладных затрат происходит на базе прямых и производственных затрат, не связан с анализом источников. Следует использовать методы калькулирования, позволяющие учитывать причины возникновения затрат на данных предприятиях; это даст возможность принимать адекватные управленческие решения.

Метод расчета затрат по процессам

В последнее время распределительное калькулирование вытесняется на некоторых производствах калькулированием с использованием норм машино-часов. Однако, чаще накладные затраты по-прежнему рассчитываются на основе распределительного подхода. С целью усовершенствования процесса управления затратами во вспомогательных подразделениях разработан метод расчета затрат по процессам.

Расчет затрат по процессам нацелен на вспомогательные подразделения и данные бухгалтерского учета (как вести бухгалтерский и налоговый учет - ссылочка). Данный метод основывается на традиционном калькулировании себестоимости по видам и центрам возникновения затрат. Его отличительной чертой является более точное распределение затрат для калькулирования себестоимости продукта и возможность большего влияния на накладные затраты.

При расчете затрат по процессам речь идет не только о ещё одном варианте калькулирования себестоимости продукта, но и об экономическом управлении постоянно растущими вспомогательными подразделениями. Вспомогательные подразделения функционируют в форме коммерческих процессов, которые в свою очередь подразделяются на ряд частичных процессов. Процесс – это цепочка действий нацеленная на достижение конкретного результата, которая характеризуется следующим:

• выработка (output),
• признаки качества,
• использование ресурсов (средств производства),
• фактор воздействия затрат «Kostenträger» (эталонная величина, база распределения)
• анализируемые временные периоды (время протекания процесса, время обработки изделия).

Рис.1: Фрагмент из перечня процессов

Пример: Пусть в отделе снабжения выполняется задача «заказ материалов». Процесс заказа не зависит от того, заказывается ли 1 штука или 1000, и вызывает одинаковые затраты. При использовании традиционного распределительного калькулирования снабжение относится через накладные материальные затраты на прямые материальные затраты. Поэтому получается, что заказ на 1 шт. влияет существенно меньше на затраты на снабжение, чем заказ на 1.000 шт.

При расчете затрат по процессам составляется расчет, учитывающий причины возникновения затрат. Решающим для введения расчета затрат по процессам должен быть не только расчет затрат на их носители, но и анализ трудовой деятельности и затрат с целью более эффективного управления последними.

Важными целями расчета затрат по процессам являются:

• прозрачность деятельности вспомогательных подразделений и использование ими ресурсов;
• оптимизация процессов относительно качества, времени и эффективности;
• постоянное управление накладными затратами для нацеленного влияния на них;
• калькулирование, которое ориентируется на процессы, для поддержки управленческих решений;
• стратегическое калькулирование на начальной стадии жизненного цикла продукта.

Калькулирование затрат

Калькулированние затрат по процессам проходит по следующей схеме:

Фаза 1: Подготовительная фаза

• Организация проекта.
• Описание целей исследования.
• Выбор области исследования.
• Информирование управления и сотрудников.

Фаза 2: Фаза планирования

• Проведение анализа трудовой деятельности, определение процессов вызывающих затраты.
• Разделение частичных и полных процессов, установление иерархии процессов.
• Классификация частичных процессов по воздействию на них объемов производства.
• Расчет плановых затрат по центрам возникновения затрат.
• Распределение плановых затрат на частичные процессы.
• Расчет ставок затрат по процессам.
• Проведение калькулирования.

Фаза 3: Фаза проведения калькулирования

• Бюджетирование и контроль не зависящих от объемов производства накладных затрат.
• Расчет плановых и фактических затрат.
• Сравнение плановых и фактических показателей.
• Принятие мер по устранению отклонений.

Рассмотрим более подробно фазу планирования.

Проведение анализа трудовой деятельности

Анализ трудовой деятельности является необходимым условием для калькулирования по процессам. С его помощью должны быть определены все виды работ в течение расчетного периода и необходимое время для отдельных видов работ. Существует множество способов проведения данного анализа:

1. опрос начальников отделов, бригадиров или всего персонала;
2. письменный опрос сотрудников;
3. многоразовое снятие данных;
4. обращение к уже проведенным исследованиям (например, анализ управления накладными затратами).

Выбор варианта зависит от конкретной ситуации. При анализе трудовой деятельности необходимо разложить на отдельные процессы комплексы задач, возникающие в центрах возникновения затрат в областях непроизводственной деятельности, и подсчитать их длительность и затраты за период.

Рис.2: Результат анализа трудовой деятельности

При необходимости можно разложить процессы на дальнейшие частичные процессы.

Пример: «Заключение договоров» может быть разделено на «заключение типовых договоров» и «заключение отдельных договоров» или «поддержание контактов с поставщиками» на «поставщики в области 1 или области 2 или области 3 и т.д.».

Рис.3: схематическое представление подчинения частичных процессов полным

Окончательная структура процессов вырисовывается только после установления подчиненности частичных процессов. Существует возможность появления идентичных частичных процессов в различных полных процессах. Полные процессы в окончательной форме должны поддаваться калькулированию.

Классификация частичных процессов по воздействию на них объемов выработки: в пределах центра возникновения затрат следует изучить, является ли поведение частичного процесса переменным или нейтральным относительно объема выработки. В расчете по процессам определяется это поведение как «зависимое от объемов производства» (lmi) и «независимое от объемов производства» (lmn). Пример: обработка предложений, выдача заказов и т.д. количественно изменяются в течение периода (переменны или зависимы от объемов производства), в то время как управление отделом остается неизменным (нейтральное или независимое от объемов производства).

Для каждого зависящего от объемов производства процесса определяется соответствующая база распределения. Пример: для процесса «заказ материалов» подходящей базой распределения является количество заказов в период. Для процесса «изменение рабочих планов» как базу можно использовать изменения в продукте, а для процесса «руководство персоналом» базой может являться количество сотрудников.

Расчет плановых затрат по центрам их возникновения, распределение плановых затрат на частичные процессы, расчет ставок затрат по процессам: расчет ставок распределения затрат по процессам (lmn) происходит прежде всего путем бюджетирования плановых затрат по определенным центрам их возникновения, или путем планирования отдельных видов затрат по центрам их возникновения. Если известны плановые затраты зависящего от объемов производства процесса, то расчетную ставку затрат по процессам получают путем простого их деления на количество плановых процессов.

Пример:

Рис.4: Расчет ставок затрат по процессам (lmi)

Для не зависящих от объемов производства процессов, как правило, не определяется база распределения. Эти затраты относятся на зависящие от объемов производства процессы по принципу расчета полных затрат.

Таким образом, не зависящие от объемов производства процессы суммируются в центрах возникновения затрат и распределяются на зависящие от объемов производства процессы (lmi) по следующей формуле:

Общая ставка затрат по процессам = ставка затрат по процессам_(lmi) + ставка перераспределения_(lmn)

Как уже отмечалось, частичные процессы отдельных центров возникновения затрат охватываются основными процессами. Значит, можно определить плановые объемы и плановые затраты по основным процессам и подсчитать ставки затрат по полным процессам.

Рис.5: Расчет общей ставки затрат по процессам

Калькулирование: в традиционном распределительном калькулировании можно заменить распределение накладных затрат по процессам на ставку затрат по полным процессам. Ориентированное на процессы дополнение к калькулированию существует на всех уровнях калькулирования, начиная от приобретенного материала или компонента, готовых деталей или узлов, и заканчивая готовым продуктом. Все затраты суммируются по спецификации на всех уровнях затрат по процессам.

Пример: продукт состоит из одного приобретенного компонента, одного компонента, изготовленного собственными силами, и восьми приобретенных деталей. Изготавливается 5 изделий в три сборочных этапа. В общей сложности 10 деталей берутся со склада. Чистые сборочные затраты этого этапа составляют 20,00 евро/шт. (15,00 евро – переменные, 5,00 евро – постоянные). Приобретенные компоненты покупаются партией в 10 штук по цене 45,00 евро/шт. и складируются. Восемь приобретенных деталей покупаются партией в 1.000 штук (они применяются во многих видах производства) по цене 1,00 евро/шт. и складируются.

Компоненты, изготовленные собственными силами, производятся партией в 20 штук в 10 производственных этапов. Для их изготовления необходимо 20 различных деталей, которые берутся со склада партиями (цена приобретения 2,00 евро/шт.; объем партии – 100). Чистые производственные затраты составляют 50,00 евро/изделие (20,00 евро – переменные; 30,00 евро – постоянные).

Практическое применение

На среднем?? производственном предприятии должен быть введен расчет затрат по процессам. Согласно анализу трудовой деятельности, в центре возникновения затрат 024, обеспечение качества, происходят следующие частичные процессы в определенных объемах и количестве. После расчета плановых затрат должны быть определены ставки затрат по процессам.

Рис.6: Подсчет общих ставок затрат по процессам

Выводы

Расчет затрат по процессам расширяет возможности распределения затрат с учетом причин их возникновения. Однако, это не означает, что сегодняшние подходы к калькулированию должны перестать использоваться. На предприятии с однородной структурой производства распределительное калькулирование приносит достаточно точные результаты. Фактор воздействия затрат «Kostenträger» функционирует и калькулируется уже сегодня особенно в близких к производству подразделениях.

Расчет затрат по процессам в непроизводственных подразделениях приносит верные результаты с учетом происхождения затрат только при неоднородной производственной структуре, как например в подразделениях снабжения, управления, сбыта.

Расчет затрат по процессам можно применять не только для калькулирования себестоимости продукта с учетом причин возникновения затрат. Калькулирование по процессам является подходящим инструментом для эффективного управления накладными затратами. Оно помогает сделать затраты прозрачнее и, таким образом, более поддающимися влиянию.