Автоматизация архива: суть мероприятия

В процессе работы у каждого предприятия накапливается огромное количество документов – бухгалтерские, экономические и аналитические отчеты, договора, квитанции и прочее. Подобные бумаги нуждаются в длительном хранении. Ранее с этой целью использовались отдельные помещения. Здесь на огромных стеллажах располагались многотомные документы, папки, брошюры. Среди большого разнообразия бумаг найти необходимый экземпляр удается не всегда. Чтобы изменить подобный ход вещей, необходимо автоматизировать работу архива.

Перевод бумажного архива в электронный позволяет упростить работу всего предприятия. Осуществляется этот процесс в несколько этапов при помощи специализированной компании. Сканирование документов – первоначальная задача. На этом этапе не обойтись без инновационного оборудования специального назначения. Современные сканеры существенно отличаются от своих предшественников. Они способны распознавать любую информацию – текстовую, графическую, схематическую, таблицы, диаграммы и прочее.

Электронный архив позволяет компании взаимодействовать с подрядчиками, компаньонами, государственными органами. Для этого необходимо лишь иметь компьютер, подключенный к сети. К другим преимуществам автоматизации можно отнести следующие аспекты:

• централизованное и абсолютно безопасное хранение информаций в огромных объемах;
• возможность оперативного доступа к данным лиц, имеющих на это право;
• быстрый способ регистрации входных/исходящих бумаг;
• возможность коррекции и изменения информации;
• загрузка информации с компьютера, электронного ящика;
• копирование на любые носители.

Ввод данных – следующий этап. Процесс может осуществляться как в чертах офиса, так и за его пределами. Работа является одной из наиболее сложных и трудоемких. Для ее выполнения необходимы не только оборудование, но и определенные знания и умения. По завершении ввода данных оператор приступает к систематизации. Информация при необходимости корректируется, каждый документ регистрируется. В дальнейшем, чтобы найти определенный отчет или бланк, потратить придется не более нескольких минут, воспользовавшись поисковыми функциями.

Электронный архив – экономия средств, возможность избегания загромождения больших площадей офиса, сокращение трат времени. Стоит иметь в виду, что любые погрешности, возникшие на первых этапах автоматизации, могут стать причиной серьезных неполадок. Поэтому доверять подобные услуги нужно настоящим профессионалам.